Altijd het juiste bedrag op de factuur
Sommige ondernemers vinden een gat om in te springen. Anderen creëren die ruimte zelf. Zo ook de oprichters van ControlPay. Met een uitgekiend softwarepakket precalculeren en controleren zij vrachtfacturen voor multinationals. Een oplossing waar alle partijen baat bij hebben. Zelfs de vervoerders.
Sinds de oprichting in 2002 doet ControlPay zaken over de hele wereld. Heel eenvoudig gezegd, controleert het bedrijf vrachtfacturen voor multinationals. Met een aantal services daar omheen. Accountmanager Henk Jan Kinds: 'Multinationals maken vaak gebruik van vervoerders. Dat loopt nogal in de papieren. Denk bijvoorbeeld aan een grote multinational met een vrachtfactuuromzet van een paar miljard.' Zelfs een minimale besparing van slechts één procent maakt de tussenkomst van ControlPay al interessant voor zo'n multinational.
De freight audit markt is enorm. Toch was ControlPay in 2002 het eerste Europese bedrijf dat zich op deze markt stortte. 'In Amerika is freight audit een standaard concept. Mensen vinden het daar heel normaal. Hier wordt het nog steeds gezien als iets nieuws', merkt Kinds. Ze bekeken het Amerikaanse model en hebben dit vervolgens geautomatiseerd en omgezet naar hun eigen, Europese systeem: FRED. 'Het bijzondere aan Europa is dat je te maken krijgt met heel veel verschillende talen, valuta en belastingregels. In vergelijking met de systemen van Amerikaanse concurrenten is FRED multi functioneel en kan alle variabelen . Dat maakt FRED uniek.'
Tariefafspraken
Alle contracten die door klanten van ControlPay met vervoerders worden afgesloten zijn opgeslagen in het systeem. Alle tariefafspraken staan dus in de database van FRED. Kinds: 'Op basis van die gegevens kunnen we een precalculatie maken van een transport. Onze klant geeft in het systeem aan wanneer er een transport plaats vindt en via datzelfde systeem krijgt de vervoerder de opdracht. Vervolgens wordt berekend wat de factuur zal zijn en wordt deze informatie doorgegeven aan de vervoerder.'
ControlPay is de factuurvoorschrijvende partij, aldus Kinds. 'Als de vervoerder het niet met de factuur eens is horen we het uiteraard. Alle communicatie hierover vindt in FRED plaats, op het moment dat de factuur toch akkoord is krijgen we hem opgestuurd. Als het gaat om controleren van kosten zijn we overigens niet per se op de hand van onze klanten', stelt Kinds. 'Het komt voor dat een vervoerder berekent dat hij een bepaald bedrag krijgt voor een ritje. Als wij volgens de vastgestelde tarieven tussen onze klanten en hun vervoerders uitkomen op een hoger bedrag kan de vervoerder gewoon dat hogere bedrag factureren. Wat dat betreft zijn we beslist een trusted third party.'
Grote nauwkeurigheid
De precalculaties en audit van ControlPay zijn zelfs zo nauwkeurig dat het multinationals over de streep trekt om de geaudite data via een interface direct in hun boekhoud- en betalingssysteem te willen ontvangen. Voor vervoerders betekent dit een snellere verwerking van hun factuur en dus ook snellere betaling.
Uiteraard is kostenbesparing voor veel klanten een belangrijk argument om met ControlPay in zee te gaan. Toch ligt daarop niet de nadruk, zegt Kinds. 'Omdat alle betalingen lopen via één systeem kun je elke factuur altijd terugvinden. Inclusief de persoon die hem heeft goedgekeurd.' Juist bij grote multinationals is dit een belangrijk aspect, merkt hij. 'Veel multinationals zijn zo groot geworden door overnames. In die van oorsprong verschillende bedrijven worden vaak verschillende systemen gehanteerd. Omdat alle factureersystemen aan ons systeem zijn gekoppeld, beschikken financiële managers altijd over een up to date financiële rapportage over alle aan FRED gekoppelde business units. Zo kunnen ze, waar ter wereld ze ook zitten, de kosten vergelijken en waar nodig ingrijpen.'
Regelmatige audits
Om klanten te garanderen dat de processen bij ControlPay verlopen volgens internationaal aanvaarde standaarden zijn regelmatige audits hierop noodzakelijk. Kinds: 'Veel bedrijven in Europa houden het vrachtproces nog het liefst in eigen hand. Als ze het toch uitbesteden willen ze wel zeker zijn dat het gebeurt volgens hun standaarden en wensen. De audit is dus van groot belang in onze salestrajecten. Om klanten binnen te halen, maar ook om ze te behouden.'
De audits vinden tenminste één keer per halfjaar plaats. Bij het zoeken naar de juiste auditor zijn verschillende bedrijven aangeschreven. Waaronder Hut & Co EDP Audit. De service bij veel bureaus is vergelijkbaar. Toch sprong Temme Sikkema er volgens Kinds direct uit: 'Hij is betrokken en niet uit de hoogte. Daarbij kregen we het gevoel dat de kwaliteit die hij zou kunnen bieden op hetzelfde niveau ligt als dat wij graag onze klanten wilen garanderen. Ook was zo'n internationale audit ook voor hem iets dat hij nooit eerder had gedaan. Zo was het zowel voor hem als voor ons iets nieuws dat we gezamenlijk konden aanpakken. Een prettige manier om samen te werken.'
Nieuwe auditstandaard
Sikkema zelf is ook erg blij met de samenwerking. 'In 2011 is een nieuwe internationale auditstandaard van kracht geworden, de ISAE3402. Deze standaard heeft specifiek betrekking op de accountantscontrole van uitbestede bedrijfsprocessen. ControlPay is een zeer innovatief bedrijf en heeft dan ook in een vroeg stadium besloten om de nieuwe standaard te adopteren. Als één van de eerste partijen in de markt zal ControlPay kunnen aantonen dat een zogenaamde ISAE3402 Type 2 audit is uitgevoerd op haar bedrijfsprocessen.'
In april bezocht Sikkema de vestiging in Kiev om de belangrijkste bedrijfsprocessen en de beheersingsmaatregelen rond de IT te auditen. Na de zomer zal hij nogmaals die kant opgaan om de audit af te ronden en de ISAE3402 rapportage af te geven.
!! ControlPay has completed the ISAE 3402 Type 1 audit !!
ControlPay
Claudius Prinsenlaan 126
4818 CP Breda
4, Lunacharskogo St.
02002 KYIV Ukraine
Baldwin Park 1
Woburn, MA 01801
www.controlpay.com